Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 § edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamisesta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.
Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten tasavallan presidentin kanslian asiarekisteriin tiedot on tallennettu ja miten niitä käsitellään.
Asiarekisterinä toimii VAHVA-asianhallintajärjestelmä, johon tallennetaan sekä tasavallan presidentin että tasavallan presidentin kanslian asiakirjoja. Järjestelmä sisältää sekä julkista että salassa pidettävää aineistoa.
Asioiden keskeiset hakutekijät VAHVA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:
- Asian otsikko
- Asian numero
- Asian päivämäärä
- Vireillepanija
- Tehtäväluokan tunnus
Asiakirjojen keskeiset hakutekijät VAHVA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:
- Asiakirjan otsikko
- Asiakirjan numero
- Asiakirjan päivämäärä
- Vastaanottopäivä
- Lähettäjä/Vastaanottaja
- Tehtäväluokan tunnus
VAHVA-asianhallintajärjestelmän sisältämä tieto ei ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt tulee osoittaa tasavallan presidentin kanslian kirjaamoon kirjaamo@tpk.fi.