Enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av hur handlingsoffentligheten genomförs. Med hjälp av beskrivningen kan medborgarna bättre specificera sina begäranden om information på det sätt som förutsätts i 13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Beskrivningen av handlingarnas offentlighet ger en allmän bild av hur republikens presidents kansli lagrar uppgifter i ärenderegistret och hur de hanteras.
Som ärenderegister används ärendehanteringssystemet VAHVA och i det lagras handlingar som gäller republikens president och handlingar som gäller republikens presidents kansli. Systemet innehåller både offentligt och sekretessbelagt material.
De viktigaste söktermerna för ärenden i VAHVA är följande:
- Ärendets rubrik
- Ärendets nummer
- Datum för ärendet
- Vem som inlett ärendet
- Uppgiftsklassens beteckning
De viktigaste söktermerna för handlingar i VAHVA är följande:
- Handlingens rubrik
- Handlingens nummer
- Datum för handlingen
- Datum för mottagande
- Avsändare/mottagare
- Uppgiftsklassens beteckning
Uppgifterna i VAHVA är inte öppet tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt. Begäran om att få ta del av handlingar enligt offentlighetslagen ska riktas till registratorskontoret vid republikens presidents kansli kirjaamo@tpk.fi.